En ocasiones, se exige que determinadas comunicaciones se realicen de forma fehaciente.
Por ejemplo, en materia de arrendamientos, la ley obliga a que distintas cuestiones derivadas del contrato de alquiler de vivienda, como la actualización de la renta, la venta del inmueble o la prórroga del contrato, se notifiquen fehacientemente.
Se considera que una notificación es fehaciente cuando el remitente tiene constancia de su contenido, del momento de la notificación y de su recepción por parte del destinatario, y cuenta con un medio de prueba de esos aspectos de la notificación.
Por lo tanto, no basta con poder justificar el envío y la recepción de una carta o un documento, sino que, además, se debe acreditar el contenido de dicha comunicación.
El burofax o el telegrama como medios tradicionales para la notificación fehaciente
Tanto las personas físicas, en el ámbito de sus relaciones contractuales, como las jurídicas, se enfrentan con frecuencia con la necesidad de notificar de forma fehaciente ciertas circunstancias en relación con sus relaciones con clientes proveedores o accionistas, y con las administraciones públicas.
Para ello, los interesados utilizan burofaxes, emails certificados, y otras herramientas que permiten a los emisores acreditar el contenido de estas comunicaciones frente a terceros: en las relaciones casero-inquilino, en las reclamaciones a las compañías de teléfono, en los requerimientos a morosos, en las convocatorias de junttas de accionistas, …
Entre los métodos tradicionales de notificación fehaciente se encuentran el Burofax, el telegrama con acuse de recibo, y el requerimiento notarial.
Pero en un contexto en el que van adquiriendo relevancia las comunicaciones electrónicas, en las notificaciones, se adoptan cada vez más sistemas como el email certificado o el sms certificado.
La carta certificada no es una notificación fehaciente
Uno de los principales prestadores de servicios de email certificado es EADTrust a través de su web Noticeman.
Conviene aclarar qué comunicaciones no se consideran fehacientes:
- LA CARTA CERTIFICADA NO ES UNA NOTIFICACIÓN FEHACIENTE. El resguardo de envío de una carta certificada no acredita el contenido que hay dentro del sobre. Por lo tanto, no se puede demostrar que el destinatario haya recibido lo que el remitente asegura haber enviado.
- EL ENVÍO DE UN FAX NO ES UNA NOTIFICACIÓN FEHACIENTE. El problema de enviar un fax radica en poder acreditar la recepción de dicha comunicación y que el número de fax corresponde al destinatario pretendido, y que este lo haya recogido y leído. Puede suceder que el equipo del fax del receptor haya tenido un fallo o que se haya quedado sin papel justo en el momento del envío. O que otra persona haya recogido el documento antes que el destinatario pretendido.
- LA COMUNICACIÓN POR EMAIL NO ES UNA NOTIFICACIÓN FEHACIENTE. Al igual que el fax, el email no deja constancia de la recepción de la comunicación y por tanto no se puede demostrar que el destinatario la haya recibido. La confirmación de entrega en la bandeja de entrada del destinatario no acredita que éste haya leído el mensaje. Además en el caso del email pueden existir direcciones colectivas que no identifican a una sola persona.
- LA MENSAJERÍA POR WHATSAPP O TELEGRAM NO ES UNA NOTIFICACIÓN FEHACIENTE. Ya que no permite contar con mecanismos que acrediten la comunicación frente a terceros.